Introduction

As an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion, Firmex seeks to fulfill the requirements under the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 (“AODA”). Firmex believes in respect and integration, and is committed to preventing barriers and removing existing ones to meet the needs of people with disabilities to allow them to maintain their dignity and independence.

Accessibility is of the utmost importance and Firmex is focused on creating an equitable experience for all employees and clients. The accessibility plan outlines the steps Firmex is taking to meet those requirements and play its role in making Ontario an accessible province for all Ontarians. Firmex focuses on ensuring we have put all reasonable efforts to ensure that our practises respect the needs of those with disabilities effectively. If there is feedback regarding our website or services in regards to accessibility, individuals may send an email to stephanie.stanko@firmex.com, Human Resources Manager.

Statement of Commitment to Accessibility/Message from the General Manager

Firmex’s mission is to become the number one virtual data room provider in the world, and part of our commitment in doing so involves continuing as an equal-opportunity organization. We have the responsibility to ensure that our employees exercise respect on a daily basis and continue to follow the guidance under the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 (“AODA”). 

As an organization, Firmex is committed to working with various parties to ensure a safe and dignified workplace for everyone. Firmex provides AODA Customer Service Standards Training, as well as Understanding Human Rights Training (AODA Edition) as we strive to be an accessible and barrier-free organization. As our business grows, Firmex has made working towards a more accessible business a continued focus and will annually review and improve the policies. For more information on policies and plans, please contact the HR Team.

Sincerely,
Mark Wright, General Manager

Accessibility Standards

Firmex’s Multi-Year Accessibility Plan outlines the accessibility initiatives that Firmex has completed and is committed to working towards to address barriers.

Customer Service

Firmex is committed to providing accessible customer service to people with disabilities and has remained compliant with the Customer Service Standard. Firmex will continue to provide services to people with disabilities with the same quality and effective timeliness as others. 

Firmex will communicate with a person with a disability in a manner that takes into account the person’s disability to ensure they are given equal opportunity to use and benefit from Firmex’s services. Individuals with a disability are permitted to use their own assistive devices, service animals and support persons, and will be given equal opportunity to benefit from Firmex services or facilities. Further information can be found on the Firmex Accessibility Policy about temporary service disruptions, assistive devices, service animals and support persons.

In order to ensure compliance with the customer service accessibility standard requirements, Human Resources annually reviews policies and procedures and coordinates training sessions for new hires on accessibility during initial onboarding. All training is tracked and stored. Feedback on how Firmex is doing in regards to accessibility is welcomed and is reviewed to help improve systems in place.

Training

Firmex is committed to providing training in the requirements of Ontario’s accessibility laws and the Ontario Human Rights Code as it applies to people with disabilities. Every employee that joins Firmex is trained on the purposes of the AODA and accessible customer service. Completion of AODA Customer Service Standards Training, as well as Understanding Human Rights Training (AODA Edition) is required. Additionally, employees  read and sign the Firmex Employee Handbook which includes the Firmex Accessibility Policy. These trainings take into account how to support and interact with persons with disabilities who may use service animals, support persons, or assistive devices. The policies available for accessible customer service are available for review for employees and the public by request. Additionally, all training materials and other resources are available by request in an accessible format.

Information and Communications

Firmex is committed to making information and communications accessible to people with disabilities. The contact email and phone numbers are publicly posted on the Firmex website for clients and employees to reach out if there are concerns with accessibility, or questions about accommodations to be made as a result of disability.

Firmex provides both customers and employees with emergency response information and offers individualized emergency plans for employees with disabilities. When individualized emergency response plans are in place, Firmex would review the plans with the employee and make adjustments where necessary if their location changes. Initiatives to consult with people who have disabilities to help them achieve the most out of their service with Firmex will continue to be ongoing.

Website and Content

Firmex’s website is fully compliant under the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 Level AA, with updates made to accommodate increased contrast, readable text content, predictable web pages, input assistance, navigable and distinguishable content. The business continues to increase the accessibility to conform with guidelines by consulting the web accessibility guidelines when updating the Firmex website. 

Accessible Formats and Communication

Requests for accessible formats and communication support for individuals with disabilities can be provided by Firmex at no additional cost. By consulting with the person to determine which accessible format is best while taking into consideration the disability, Firmex would provide the accessible information in a timely manner.

Employment

Firmex commits to accessible and fair employment practises. In an effort to make Firmex more accessible to individuals with disabilities, accommodations are available for employees, candidates and clients. 

In regards to recruitment, job postings shared publicly include a notification to those applying that there can be requests made for accommodation throughout the hiring process for those with disabilities. Firmex would arrange accommodation that would take into account the person’s needs. Additionally, Firmex notifies successful applicants that accomodation is available for employees with disabilities.

Firmex will continue to review it’s recruitment policies and processes to ensure accessibility throughout the recruitment process. Additionally, all employees are aware that they have the ability to request accommodations for themselves due to medical needs or disabilities.

Return to Work & Individual Accommodation Plans

If an employee is returning to work after a disability-related absence, Firmex has implemented a process to assist in individual accommodation plans. The Firmex team would work with the employee to develop the plan and steps would be taken to ensure the privacy of the employee’s information. The format of the plan would also take into account the employee’s accessibility needs due to disability. Firmex would also take into account the needs of an employee and their accommodation plan when assessing performance and career growth. Individual workplace emergency response information would also be provided that recognize an individual’s disability and the nature of the workplace if the person chooses to work in the Firmex office.

Design of Public Spaces

Firmex will meet accessibility laws when building or making major changes to it’s public spaces. As Firmex has been a remote organization due to Covid-19 since March 2020, any adjustments made to the office in the future will meet accessibility laws so all employees have the same opportunity to work and function effectively in the office space.  Additionally, Firmex will put procedures in place to prevent service disruptions to the accessible parts of our public spaces when we re-enter working from the office as well.

For More Information

For more information on this accessibility plan, please contact:
Stephanie Stanko, Human Resources Manager
416-840-4241 ext. 234
stephanie.stanko@firmex.com

Standard and accessible formats of this document are free on request from Firmex.

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Plan d’accessibilité de Firmex

Introduction

En tant qu’employeur s’engageant à assurer l’égalité des chances et à promouvoir la diversité, Firmex s’efforce de satisfaire aux exigences de la Loi de 2005 sur l’Accessibilité pour les Ontariens en situation de handicap (« LAOSH »). Firmex croit au respect et à l’intégration, et s’engage à prévenir les obstacles et à supprimer ceux qui existent pour répondre aux besoins des personnes en situation de handicap afin de leur permettre de conserver leur dignité et leur indépendance. 

L’accessibilité est extrêmement importante, et Firmex s’attache à créer une expérience équitable pour tous ses employés et ses clients. Le plan d’accessibilité décrit les mesures prises par Firmex pour répondre à ces dispositions légales et jouer son rôle en faisant de l’Ontario une province accessible pour tous les Ontariens. Firmex s’efforce de s’assurer que tous les efforts raisonnables ont été faits pour que les pratiques de la société respectent réellement les besoins des personnes en situation de handicap. Si vous avez des commentaires à formuler sur notre site Web ou nos services en matière d’accessibilité, vous pouvez envoyer un courriel à stephanie.stanko@firmex.com, responsable des Ressources humaines.

Déclaration d’engagement en matière d’accessibilité/Message du directeur général

La mission de Firmex est de devenir le premier fournisseur de salles de données virtuelles au monde, et une partie de notre engagement à cet égard consiste à rester une organisation qui assure l’égalité des chances. Il nous incombe de veiller à ce que les membres de notre personnel fassent preuve de respect au quotidien et continuent de suivre les directives de la Loi de 2005 sur l’Accessibilité pour les Ontariens en situation de handicap (LAOSH). 

En tant qu’organisation, Firmex s’engage à travailler avec les différentes parties concernées afin de garantir un lieu de travail sûr et digne pour tous. Firmex offre une formation sur les normes de service à la clientèle de la LAOSH, ainsi qu’une formation sur la compréhension des droits de la personne (édition LAOSH), car nous nous efforçons d’être une organisation accessible et sans obstacles. Au fur et à mesure que notre entreprise s’est développée, Firmex a fait de l’accessibilité de ses activités un objectif permanent, et nous passerons en revue nos politiques chaque année et les améliorerons suivant les besoins. Pour plus d’informations sur les politiques et les plans, veuillez contacter l’équipe des RH.

Sincères salutations,
Mark Wright, directeur général

Normes d’accessibilité

Le Plan pluriannuel d’accessibilité de Firmex présente les initiatives d’accessibilité que Firmex a réalisées et s’engage à mettre en œuvre pour éliminer les obstacles.

Service à la clientèle

Firmex s’engage à fournir un service à la clientèle accessible aux personnes en situation de handicap et se conforme à la Norme de service à la clientèle. Firmex continuera à fournir des services aux personnes en situation de handicap avec la même qualité et dans les mêmes délais qu’aux autres. 

Firmex communiquera avec une personne en situation de handicap d’une manière qui tient compte de son handicap afin de lui donner une chance égale d’utiliser les services de Firmex et d’en bénéficier. Les personnes en situation de handicap sont autorisées à utiliser leurs propres appareils d’assistance, animaux d’utilité et personnes de soutien, et elles auront des chances égales pour bénéficier des services ou des installations de Firmex. Vous trouverez de plus amples informations sur la Politique d’accessibilité de Firmex concernant les interruptions temporaires de service, les appareils d’assistance, les animaux d’utilité et les personnes de soutien.

Afin de garantir la conformité aux dispositions de la norme d’accessibilité pour les services à la clientèle, les Ressources humaines examinent chaque année les politiques et les procédures, et elles coordonnent les séances de formation sur l’accessibilité destinées aux nouveaux membres du personnel lors de leur intégration initiale. Toutes les formations sont suivies et stockées. Tout retour d’information sur les progrès réalisés par Firmex en matière d’accessibilité est le bienvenu et est examiné afin d’améliorer les systèmes en place.

Formation

Firmex s’engage à fournir une formation sur les dispositions des lois sur l’accessibilité de l’Ontario et du Code des droits de la personne de l’Ontario, qui s’appliquent aux personnes en situation de handicap. Tous les nouveaux membres du personnel de Firmex reçoivent une formation sur les objectifs de la LAOSH et en matière d’accessibilité pour le service à la clientèle. Il faut avoir suivi la Formation sur les normes de service à la clientèle de la LAOSH, ainsi que la Formation sur la compréhension des droits de la personne (édition LAOSH) . En outre, tous les membres du personnel doivent lire et signer le Manuel de l’employé(e) de Firmex qui inclut la Politique d’accessibilité de Firmex. Ces formations prennent en compte la manière de soutenir les personnes en situation de handicap qui peuvent utiliser des animaux d’utilité, des personnes de soutien ou des appareils d’assistance, et d’avoir des interactions avec elles. Les politiques disponibles pour un service à la clientèle accessible peuvent être examinées par les membres du personnel et le public sur demande. En outre, tous les supports de formation et autres ressources sont disponibles sur demande dans un format accessible.

Informations et communications

Firmex s’engage à rendre les informations et les communications accessibles aux personnes en situation de handicap. L’adresse électronique et les numéros de téléphone des personnes à contacter sont publiés sur le site Web de Firmex. Les clients et les membres du personnel peuvent les joindre en cas de problèmes d’accessibilité ou de questions sur les aménagements à réaliser en raison d’un handicap.

Firmex fournit aux clients et aux membres du personnel des informations sur les mesures d’urgence et propose des plans d’urgence personnalisés pour les membres du personnel en situation de handicap. Lorsque des plans d’intervention d’urgence individualisés sont en place, Firmex les passe en revue avec l’employé(e) concerné(e) et apporte les modifications nécessaires en cas de changement de lieu de travail. Les initiatives visant à consulter les personnes en situation de handicap pour les aider à tirer le meilleur parti de leur service chez Firmex se poursuivront.

Site Web et contenu

Le site Web de Firmex est entièrement conforme aux Directives d’accessibilité au contenu Web (DACW) 2.0 Niveau AA, avec des mises à jour effectuées pour fournir un contraste accru, un contenu textuel lisible, des pages Web prévisibles, une aide à la saisie et un contenu navigable et distinguable. L’entreprise continue d’améliorer l’accessibilité pour se conformer aux directives en consultant les directives sur l’accessibilité au site Web lors de la mise à jour du site Web de Firmex. 

Formats et communications accessibles

Des formats et des supports de communications accessibles pour les personnes en situation de handicap peuvent être fournies sur demande par Firmex sans frais supplémentaires. Après avoir consulté la personne concernée pour déterminer le meilleur format accessible en fonction du handicap, Firmex fournira l’information accessible en temps utile.

Emploi

Firmex s’engage à adopter des pratiques d’emploi accessibles et équitables. Dans le but de rendre Firmex plus accessible aux personnes en situation de handicap, des aménagements sont disponibles pour les membres du personnel, les candidats à l’emploi et les clients. 

En ce qui concerne le recrutement, les offres d’emploi partagées publiquement comprennent une notification aux personnes qui postulent qu’il peut y avoir des demandes d’adaptation tout au long du processus d’embauche pour les personnes en situation de handicap. Firmex organisera des aménagements qui tiendront compte des besoins de la personne. En outre, Firmex informe les candidats retenus que des aménagements sont disponibles pour les membres du personnel en situation de handicap.

Firmex continuera à passer en revue ses politiques et processus de recrutement afin de garantir l’accessibilité tout au long du processus de recrutement. En outre, tous les membres du personnel savent qu’ils ont la possibilité de demander des aménagements pour eux-mêmes en raison de besoins médicaux ou de handicaps.

Retour au travail et plans d’adaptation individuels

Si un(e) employé(e) reprend le travail après une absence liée à un handicap, Firmex a mis en place un processus d’aide à l’élaboration de plans d’adaptation individuels. L’équipe de Firmex travaillera avec l’employé(e) pour élaborer le plan, et des mesures seront prises pour assurer la confidentialité des informations de l’employé(e). Le format du plan tiendrait également compte des besoins d’accessibilité de l’employé(e) en raison de son handicap. Firmex prendrait également en compte les besoins d’un(e) employé(e) et son plan d’adaptation lors de l’évaluation de ses performances et de son évolution de carrière. Des informations sur les mesures d’urgence individuelles sur le lieu de travail seraient également fournies en tenant compte du handicap de la personne et de la nature du lieu de travail si la personne choisit de travailler dans le bureau de Firmex.

Conception des espaces publics

Firmex s’engage à respecter les lois sur l’accessibilité lors de la construction ou de modifications importantes de ses espaces publics. Comme Firmex est une organisation permettant le télétravail en raison de Covid-19 depuis mars 2020, tout ajustement apporté au bureau à l’avenir sera conforme aux lois sur l’accessibilité afin que tous les membres du personnel aient la même possibilité de travailler et de fonctionner efficacement dans l’espace de bureau. En outre, Firmex mettra en place des procédures pour prévenir les interruptions de service dans les parties accessibles de ses espaces publics lors de la reprise du travail au bureau également.

Pour plus d’informations

Pour plus d’informations sur ce plan d’accessibilité, veuillez contacter :
Stephanie Stanko, responsable des Ressources humaines
416-840-4241 ext. 234
stephanie.stanko@firmex.com

Les formats standard et accessibles de ce document sont gratuits et fournis sur demande par Firmex.